भारतीय सूचना प्रौद्योगिकी संस्थान, इलाहाबाद का भंडार एवं क्रय (S&P) अनुभाग शिक्षण, अनुसंधान तथा प्रशासनिक कार्यों हेतु आवश्यक वस्तुओं, कार्यों एवं सेवाओं की प्रभावी एवं पारदर्शी खरीद सुनिश्चित करता है।

अनुभाग भारत सरकार के सामान्य वित्तीय नियम (GFR) 2017, वस्तु क्रय नियमावली तथा सेवा क्रय नियमावली एवं संस्थान के आंतरिक खरीद नियमों का पालन करते हुए समयबद्ध, निष्पक्ष एवं उत्तरदायी खरीद प्रक्रिया सुनिश्चित करता है।

Government e-Marketplace (GeM) तथा Centralised Public Procurement Portal (CPPP) जैसे डिजिटल प्लेटफॉर्मों के माध्यम से निविदा, कोटेशन एवं क्रय आदेश प्रक्रियाओं को सरल एवं पारदर्शी बनाया गया है।

1 अगस्त 2025 से सभी बिल संस्थान की ERP प्रणाली में प्रविष्ट किए जा रहे हैं, जिनसे स्टॉक रजिस्टर एवं इन्वेंटरी रिपोर्ट स्वतः तैयार होती हैं। हार्ड कॉपी स्टॉक रजिस्टर में मैनुअल प्रविष्टियाँ समाप्त कर दी गई हैं।

यह अनुभाग मांग-पत्र (Indent), तकनीकी विनिर्देश, इन्वेंटरी नियंत्रण, सामग्री निर्गमन, कबाड़ प्रबंधन एवं ऑडिट-अनुपालन अभिलेखों सहित संपूर्ण प्रक्रिया का संचालन करता है ताकि विभागों, शिक्षकों एवं विद्यार्थियों को समय पर आवश्यक सामग्री उपलब्ध कराई जा सके।

भारतीय सूचना प्रौद्योगिकी संस्थान, इलाहाबाद का भंडार एवं क्रय (S&P) अनुभाग संस्थान का केंद्रीय नोडल अनुभाग है, जो विभिन्न विभागों हेतु वस्तुओं, कार्यों एवं सेवाओं की योजना, खरीद, भंडारण, निर्गमन तथा निस्तारण का कार्य करता है।

अनुभाग का मुख्य उद्देश्य शिक्षण, अनुसंधान एवं प्रशासनिक गतिविधियों को सुचारु रूप से संचालित करने हेतु विद्यार्थियों, कर्मचारियों, शिक्षकों एवं अधिकारियों को आवश्यक संसाधन समयबद्ध एवं पारदर्शी तरीके से उपलब्ध कराना है।

भारत सरकार के सामान्य वित्तीय नियम (GFR) 2017 के अनुरूप अनुभाग प्रत्येक खरीद प्रक्रिया में दक्षता, मितव्ययिता एवं पारदर्शिता के सिद्धांतों का पालन करता है।

संस्थान ने GeM एवं CPPP जैसे ऑनलाइन डिजिटल प्लेटफॉर्मों को अपनाकर ई-प्रोक्योरमेंट प्रणाली को सुदृढ़ किया है।

ये प्लेटफॉर्म निविदा प्रक्रिया को मानकीकृत करते हैं तथा कोटेशन, अनुबंध प्रबंधन एवं ऑडिट पारदर्शिता को सरल बनाते हैं।

क्रय का कार्यक्षेत्र

• उपकरण एवं यंत्र
• फर्नीचर एवं फिटिंग्स
• कच्चा माल, स्पेयर पार्ट्स एवं उपभोग्य सामग्री
• रसायन, ग्लासवेयर एवं प्रयोगशाला सामग्री
• स्टेशनरी एवं कार्यालय सामग्री
• प्रकाशन एवं मुद्रण कार्य
• सेवाएँ जैसे वार्षिक अनुरक्षण अनुबंध (AMC), आउटसोर्स मानव संसाधन, सुरक्षा सेवाएँ एवं तकनीकी सहायता
• निर्माण कार्य जैसे सिविल, विद्युत एवं यांत्रिक कार्य, नवीनीकरण परियोजनाएँ एवं अन्य आधारभूत संरचना कार्य
• प्रोप्राइटरी एवं सॉफ्टवेयर आधारित वस्तुओं की खरीद

इन्वेंटरी एवं ERP प्रबंधन

अनुभाग संस्थान की इन्वेंटरी एवं भंडारण गतिविधियों का संचालन करता है, जिसमें सामग्री प्राप्ति, गुणवत्ता परीक्षण, भंडारण, स्टॉक सत्यापन एवं नियंत्रित निर्गमन सम्मिलित हैं।

विस्तृत स्टॉक रजिस्टर ERP प्रणाली के माध्यम से बनाए जाते हैं, जो बिल प्रविष्टियों के आधार पर स्वतः तैयार होते हैं। 1 अगस्त 2025 से हार्ड कॉपी स्टॉक रजिस्टर में मैनुअल प्रविष्टियाँ समाप्त कर दी गई हैं।

यह डिजिटल प्रणाली वास्तविक समय में इन्वेंटरी की उपलब्धता सुनिश्चित करती है, त्रुटियों को कम करती है तथा ऑडिट हेतु तैयार अभिलेख उपलब्ध कराती है।

कबाड़ प्रबंधन

अनुभाग अप्रचलित एवं अनुपयोगी सामग्रियों की पहचान, वर्गीकरण, मूल्यांकन एवं निस्तारण की प्रक्रिया का भी संचालन करता है।

निस्तारण कार्य स्वीकृत प्रक्रियाओं जैसे नीलामी, फॉरवर्ड ऑक्शन अथवा अन्य अधिकृत माध्यमों से वित्तीय एवं पर्यावरणीय नियमों के अनुरूप किया जाता है।

निरंतर सुधार

अनुभाग कार्यप्रवाह को बेहतर बनाने, उपयोगकर्ता-अनुकूल डिजिटल प्रणाली विकसित करने एवं विभागों के साथ समन्वय को सुदृढ़ करने हेतु निरंतर प्रयासरत है।

ERP आधारित इन्वेंटरी प्रबंधन, ई-प्रोक्योरमेंट एवं सुव्यवस्थित कबाड़ निस्तारण प्रणाली के माध्यम से अनुभाग कार्यकुशलता बढ़ाने, प्रक्रिया समय कम करने एवं सार्वजनिक संसाधनों के सर्वोत्तम उपयोग को सुनिश्चित करने का प्रयास करता है।